Hoe goed wordt jouw huisvesting benut?

Verkrijg inzicht in de bezettingsgraad van jouw kantoor en het effect hiervan op jouw organisatie.

Na Corona is het huisvestingsvraagstuk van veel managers compleet gedraaid van “We moeten efficiënter omgaan met onze kantoorruimte en daarom flexibeler werken” naar “Kom weer naar kantoor en waarom kom je nog wel naar kantoor”.

Het einde van de coronamaatregelen en het meer flexibel en hybride werken waren de aanleiding voor de bezettingsgraadmetingen die LSa het afgelopen en dit jaar heeft uitgevoerd bij verschillende rijkskantoren. Opdrachtgevers worstelen met de vragen hoe ze de huisvesting aan laten sluiten op de behoeften van de medewerkers en hoe deze optimaal bijdraagt aan het werkproces met deze nieuwe hybride manier van samenwerken.

Meten is weten

We snappen en voelen aan alles dat dingen anders gaan op kantoor dan voorheen. Maar om ergens echt de vinger op te kunnen leggen, sta je nergens zonder data. Een bezettingsgraadmeting is de uitgelezen tool voor het verkrijgen van inzicht bij dat gevoel.

Naast de bezetting en benutting van de faciliteiten, geeft een bezettingsgraadmeting ook inzicht in de activiteiten die op kantoor worden gedaan. Het geeft een beeld van hoeveel men op kantoor is én, als ze er zijn, wat ze doen en waar. Dit geeft echt een extra dimensie in vergelijking tot wat sensoren of het tellen van check-ins bij toegangssystemen kunnen faciliteren.

Wat zien we?

De bezetting blijft ook na Corona laag; veel medewerkers hebben de voorkeur om nog veel thuis of elders te werken. Het bekende bezettingspatroon van vóór Corona zien we nog steeds, alleen dan nu met een lagere bezetting:

• De pieken op de dinsdag en donderdag; waarbij op deze dagen nog voldoende overcapaciteit in de gebouwen beschikbaar is.
• De fluctuerende maandag; soms is deze dag net zo druk of drukker dan de dinsdag en donderdag, maar vaak gemiddeld iets lager.
• En de laag bezette woensdag en vrijdag, waar de kantoren op vrijdag veelal leeg zijn.

Men komt nu voornamelijk naar kantoor om elkaar te ontmoeten, te vergaderen en samen te werken, als ook voor het uitvoeren van bureauwerkzaamheden. Daarnaast zorgt het hybride werken voor meer variatie in de manier van uitvoeren van de type activiteiten. Klein overleg aan het bureau of elkaar tegen komen en even wat bespreken gebeurd nu niet enkel meer spontaan en fysiek, maar nu ook vaak in een online overleg of aan de telefoon. Dezelfde activiteiten vragen daarmee om meer variëteit in de facilitering op kantoor. 

Wat zijn de effecten?

Het verschil in bezetting door de week heen samen met de verschillende variëteit in het uitvoeren van de activiteiten, maakt dat men de werkomgeving anders gebruikt door de week heen. Dit vraagt wat van de fysieke werkomgeving op kantoor.  Bij een hoge bezetting zoekt men voor telefoneren, videobellen, klein overleg en samenwerken eerder een daarvoor geschikte ruimte, daarentegen zie je dat bij een lage bezetting men veel van de activiteiten aan de bureauwerkplek doet. Op rustige dagen voelt men minder verplichting om andere activiteiten aan een ander type werkplek te doen. Ondanks de lage bezetting op kantoor, kan dit als nog ook dan als storend worden ervaren. In een rustig kantoor heb je eerder overlast omdat geluid minder gebufferd wordt door ruis. Tijdens de drukkere dagen in de week – met nog steeds voldoende ruimte over in de gebouwen – kan men toch ervaren dat een etage of afdeling erg druk is en er niet voldoende break-out ruimten beschikbaar zijn. De werkplekmix is ongeacht de bezettingsgraad van belang om geconcentreerd werken als ook de juiste werkplek voor alle andere werkzaamheden te faciliteren.

Tevens kan de verdeling van de bezetting resulteren in dat een deel van het kantoor nagenoeg leeg is. Zeker op de woensdag en vrijdag is het het overwegen waard of alle verdiepingen en gebouwdelen nog wel open moeten zijn.

Naast de fysieke aspecten van de werkomgeving doet deze verandering in dynamiek van werkzaamheden en lagere gemiddelde bezettingsgraad wat met de organisatie. Zo kan het een groot effect hebben op de sociale cohesie. Als men naar kantoor komt om elkaar te treffen, maar er weinig andere collega’s ontmoet, kan dit als teleurstelling worden ervaren en de waarde om naar kantoor te gaan verminderen. Bovendien vermindert de kennisdeling binnen een organisatie als mensen minder met elkaar samen zitten en spreken. Dit beide maakt het voor zowel nieuwe werknemers als voor junioren lastiger om de identiteit van een organisatie met alle kennis en verbondenheid mee te krijgen.

Wat kun je hier als bedrijf mee?

De data vanuit een bezettingsmeting is dus van grote waarde. Of niet. Je moet er wel wat mee (kunnen) doen, anders verliest het z’n meerwaarde. LSa kan volledig voorzien in het aanbieden van een compleet pakket: van het verzamelen van de data tot aan implementatie in jouw bedrijf.  Daarom gaan onze meetrapportages altijd gepaard met een advies. Met alleen inzicht in de data ben je er namelijk nog niet. Wij denken mee in de toekomstmogelijkheden op basis van de vergaarde data en hoe dit te borgen binnen de organisatie.  

Het huidige gebruik zegt nog niets over het gewenste gebruik, zowel vanuit gebruikersperspectief als vanuit de vastgoedstrategie, als de visie op de gewenste manier van samenwerken. Data is pas echt van waarde wanneer het in de juiste context geplaatst wordt. Naast de ervaring van de gebruiker combineren wij dit met alle beschikbare databronnen uit jouw vastgoed omgeving. Hier hebben wij als LSa zelf een dashboard voor ontwikkeld waarin alle data samenkomt en analyse wordt uitgevoerd. Iedere organisatie is uniek en vraagt om maatwerk. En dat is nou precies waar wij bij LSa zo blij van worden. Samen met opdrachtgevers de handen uit de mouwen en op avontuur naar de beste huisvestingsoplossingen, passend bij de visie en specifieke arbeidsprocessen van een organisatie en binnen de kaders en randvoorwaarden van de context van die organisatie. De primaire processen en de context van een gemeente zijn nou eenmaal significant anders dan die van een ministerie of onderwijsinstantie. Daar weten we alles van, al meer dan 25 jaar.

Dit blogbericht is opgesteld door Bregje Kohlen.